Hier sind einige Tips die wir aus unserer langjährigen Praxis heraus mitgeben können
und so hoffentlich zum guten Gelingen eures Events beizutragen:
Der wohl wichtigste Faktor ist die Auswahl der passenden Location. Hier gibt es große Unterschiede
was Ambiente, Verfügbarkeit, Bedingungen, Preis und Leistung betrifft.
Während einige überlaufene Locations schon 1 bis 2 Jahre im voraus gebucht werden müssen
und diese zum Teil mit knallharten Bedingungen und Preisen aufwarten gibt es andererseits laut unserer Erfahrung
immer wieder absolute Traumlocations welche nicht ausgebucht sind zu teils moderateren Bedingungen.
Hier lautet der Tip: intensiv suchen, sich nicht unbedingt auf die erste gefundenen Location fixieren insbesondere wenn falls dort Kompromisse und Einschränkungen auftauchen. Nach einer Locationbesichtigung nicht unter Zeitdruck setzen lassen.
Kompromisse bzw. Einschränkungen können sein:
-Begrenzte Zeit, der Saal muss zum Zeitpunkt x geräumt sein evtl. incl. Band. Hier muss die Abbauzeit von Band
oder DJ beachtet werden
-Ab z.b. 22.00 müssen alle Türen und Fenster geschlossen bleiben während Musik gespielt wird und das evtl. ohne Klimaanlage.
Das kann im Juli oder August während einer Hitzewelle sehr unangenehm werden und hat wenn überhaupt nur positive Auswirkung auf den Getränkeumsatz der Location. Hier sollte allenfalls im Frühjahr oder Herbst gefeiert werden.
-Die Band oder der DJ muss die Anlage der Location nutzen, eigene Anlage nicht zugelassen.
Das heißt nichts anderes als dass der Locationbetreiber ggf. totale Kontrolle über Lautstärke und Bass hat.
Das muss zwar nicht kann aber im Einzelfall die Party doch etwas behindern.
Diese Situation hatten wir mehrmals, in einem Fall wurde von der Theke aus per ipad unsere Lautstärke kontrolliert (die Party war trotzdem der Hammer).
-Der Stromanschluß für die Band muss extra bezahlt werden.
Diesen Fall hatten wir konkret in einer renomierten Location in Gondelsheim, dort wurden für den Veranstalter sage und schreibe
240 Euro extra fällig. Sowas geht natürlich nicht und wäre nach unserem Rat ein k.o. Kriterium zumal wir auch vom Essen in dieser Location etwas enttäuscht waren.
Nebenbei bemerkt beträgt der Stromverbrauch für eine Band im schlimmsten Fall einige Euro im unteren einstelligen Bereich.
Es gab definitiv Locations welche diverse Einschränkungen erst lange nach der Buchung, bzw. kurz vor der Veranstaltung scheibchenweise nachgereicht haben "äh was wir noch sagen wollten .......". Solch eine Taktik sollte keinesfalls ohne weiteres akzeptiert werden, evtl. sollten dann Nachverhandlungen geführt werden über Preise oder andersweitigen Vergünstigungen.
- Zugänglichkeit der Location
Sowohl für die Gäste und insbesondere für die Band sollte die Zugänglichkeit der Räumlichkeit
berücksichtigt werden. Die gute Nachricht ist daß dies bei über ca. 80% der Locations im grünen Bereich liegt.
Dennoch gibt es Locations welche z.B. aus Gründen des Denkmalschutzes über keinen Fahrstuhl verfügen.
Extremfälle aus unserer Erfahrung z.B. das Wäscherschloß bei Schwäbisch Gemünd mit über 100 Stufen zum
Partyraum oder Schloß Kapfenburg mit extrem steiler Anfahrt und ca. 80 Stufen Wendeltreppe bis zum Partyraum.
Solche Fälle müssen der Band im voraus kommuniziert werden damit Maßnahmen zum Transport der Instrumente getroffen werden.
Trotz dieser Punkte gibt es natürlich viele Locations wo alles reibungslos und bestens funktioniert.
Fortsetzung folgt.......